Tips dan Trik untuk Folder Management

Tips dan Trik untuk Folder Management

1.    Gunakan Fitur Libraries

Manage file dengan menggunakan libraries merupakan pilihan yang cerdas jika kita memanfaatkan fitur ini. Di Windows 7 fitur libraries berjalan seperti perpustakaan digital. Misalnya dalam libraries terdapat fitur documents library yang terdiri dari My Documents atau folder documents dan folder public documents. Anda dapat merancang documents library (yang berlaku juga pada music, pictures, video library) dengan kelompok-kelompok file dan folder dari berbagai lokasi di komputer kita ke dalam satu lokasi documents library.

2.    Menyimpan folder penting di Data D

Penyimpanan di Data D sangat disarankan untuk menyimpan folder penting karena jika sewaktu-waktu pc/laptop mendadak hang maka folder penting yang ada pada Data D tidak akan hilang

3.    Jangan Terlau Panjang Memberikan Nama File atau Folder

Manage file secara sederhana dengan memberikan nama yang pendek pada file atau folder kita, karena nama yang terlalu panjang akan menyulitkan kita dalam memahami file atau folder kita.

4.    Berilah Nama yang Konsisten pada File atau Folder

Manage file dengan memberikan nama atau folder yang mudah, dan buatlah skema untuk jenis-jenis file atau folder yang kita buat. Misalnya jika kita mengerjakan beberapa tugas, berilah nama-nama pada file kita seperti tugas1, tugas2, dll.

5.    Buatlah Struktur Folder yang Dapat Dikembangkan

Jika kita mempunyai banyak subfolder dalam folder yang kita buat, akan menyebabkan subfolder tidak bisa kita lihat, sehingga akan membingungkan dalam penggunaannya. Untuk mengatasinya, buatlah folder yang sesuai abjad dari A sampai Z sehingga kita akan mudah mencari di mana folder yang kita inginkan berada.

6.    Pisahkan File Yang Sedang Anda Kerjakan dan Selesai Dikerjakan

Kita akan melakukan manage file ini untuk menjaga folder agar tidak terisi file terlalu banyak. Sebagai contoh gunakan suatu folder dengan file yang sedang kita kerjakan. Sebagai timbal balik v akan mengurangi jumlah file yang tertera ketika kita mencarinya. Setelah kita selesai melakukan pekerjaan, pindahkan file ke folder yang lain.

7.    Memberi nama file yang akan mengalami revisi dengan disertai tanggal pengerjaan

File seperti file skrpsi yang akan mengalami banyak revisi sebaiknya diberi tanggal pada nama filenya.

8.    Gunakan Shortcut

Apabila kita membutuhkan file atau folder yang sama dari berbagai lokasi, kita tidak diharuskan melakukan copy file. Gunakan shortcut untuk menyederhanakannya. Untuk membuat shortcut, cukup klik kanan pada file kemudian pilih create shortcut. Kita dapat drag shortcut tersebut ke lokasi lain.

9.    Gunakan Media Penyimpanan Online

Cara yang praktis digunakan, dengan menyimpan file kita di media penyimpanan online seperti skydrive. Jadi, kita mendapatkan akses yang mudah dan praktis dari semua tempat dan berbagi secara online.

Tutorial membuat presentasi dengan menggunakan Microsoft Power Point

Tutorial membuat presentasi dengan menggunakan Microsoft Power Point

     

1. Masuk ke aplikasi Microsoft PowerPoint dengan mengklik  ikon PowerPoint yang ada di desktop. Bila Ikon PowerPoint tidak ada di desktop maka silahkan klik Start, klik All Program.

2. Cari Microsoft Office dan bila sudah ada klik gambar folder Microsoft Office tersebut sehingga nanti muncul daftar aplikasi yang ada di folder Microsoft office. Klik Microsoft Office PowerPoint.

     3. Jendela Microsoft PowerPoint akan terbuka dan siap untuk digunakan. Pada halaman awal Power Point terdapat lembar kerja (slide) kosong seperti gambar di bawah. Sebelum memulai bekerja dengan PowerPoint, klik terlebih dahulu menu layout untuk memilih desain lembar kerja. Pilih desain sesuai dengan keperluan, misal kita pilih desain `Title and Content(panah no 2)

           4. Setelah desain lembar kerja (slide) telah kita pilih, saatnya untuk mulai membuat presentasi. Klik  kursor di kolom`Click to add title`, kemudian tuliskan di sana judul presentasi. Misalnya "Palang merah Remaja". Kemudian Klik kursor di kolom`Click to add subtitle` dan isi dengan materi yang sesuai dengan judul. Kadang dalam presentasi perlu disisipkan gambar/foto/clip art untuk memperjelas pembahasan. Untuk memasukan gambar/foto/clip art, klik Menu Insert dan klik Picture. Kita akan dibawa ke kotak pencarian gambat yang ada di komputer. Cari gambar yang yang dikehendaki di penyimpanan komputer dan bila sudah ditemukan klik insert.

      5. Bila lembar kerja (slide) halaman pertama telah penuh maka kita perlu halaman baru untuk melanjutkan pekerjaan. Klik New Slide, pilih desain lembar kerja yang sesuai kemudian klik di gambar yang dipilih. 

          6. Lakukan pengisian materi presentasi di lembar kerja (slide) kedua dan seterusnya sampai seluruh materi presentasi masuk ke dalam lembar kerja (slide).

    7. Untuk memperindah tampilan presentasi, pilihlah desain lembar kerja (slide). Caranya klik Menu Design dan pilihlah desain yang cocok dengan cara meletakan kursor di contoh desain yang ada di bawah baris menu. Coba satu persatu sampai memperoleh desain yang cocok. Bila sudah mendapatkan desain yang cocok klik di lokasi gambar yang terpilih.

   8. Selanjutnya kita masuk ke Menu Animasi agar supaya presentasi lebih menarik ketika nanti di tampilkan di depan audiens. Klik Menu Animasi dan pilih tipe animasi dengan cara meletakan kursor di lokasi gambar contoh animasi. Coba satupersatu sampai menemukan animasi yang cocok. Bila sudah ada yang cocok, klik di lokasi gambar.

   9. Kemudian kita akan memilih animasi untuk tampilan judul dan isi materi. Caranya klik Custom Animation (Gambar panah 1), kemudian klik di lokasi sampai akan muncul kotak segi empat (panah no 2). Selanjutnya klik panah kecil di sebelah kanan tulisan add effect (panah 3). Akan muncul 4 pilihan animasi. Pilih tipe animasi dengan memasukan kursor di dalam kotak pilihan (panah 4) sehingga nanti akan keluar beberapa pilihan tipe animasi. Bawa kursor ke tipe animasi yang dikehendaki dan klik di lokasi yang dipilih (panah 5).

    10. Jika pilihan animasi yang dipilih tidak cocok dan ingin diubah klik di kotak nomor (panah 1) dan kemudian klik menu remove (panah 2)yang berada di sebelah kanan menu add effect. Kemudian pilih kembali animasi yang cocok untuk bagian tersebut.

     11. Bila animasi untuk judul telah selesai dipilih, lakukan untuk bagian presentasi yang lain  sehingga semua memiliki animasi.(caranya klik kursor di lokasi yang akan dibuatkan animasi, klik add effect, kemudian pilih efek yang sesuai). Tanda bila tiap bagian telah berisi animasi adalah adanya kotak nomor di depan bagian tersebut. Bila semua pekerjaan telah selesai klik preview (panah di sebelah kiri) untuk melihat hasilnya.

     12. Simpan presentasi dengan mengklik menu simpan di kiri atas aplikasi PowerPoint.

    13. Terakhir adalah melihat hasil pekerjaan dengan cara klik Menu Slide Show dan pilih Sub Menu from Begining.

   14. Layar akan berubah menjadi penuh (fullscreen). Buka presentasi dengan cara mengklik panah yang posisinya ada di sebelah kiri bawah,

Demikianlah cara pembuatan presentasi sederhana dengan menggunakan Microsoft PowerPoint. Lakukanlah berulang-ulang dengan cara memilih desain dan animasi yang berbeda-beda. Tidak ada hal yang sulit kalau kita mau mencoba.

TIPS DAN TRIK MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL

TIPS DAN TRIK MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL

      Satu Klik untuk Pilih Semua
Mungkin kebanyakan orang hanya tahu untuk memilih semua umumnya menggunakan Ctrl + pintas A, tapi hanya sedikit yang tahu jika dengan satu klik tombol di sudut, seperti pada gambar di bawah ini, semua data akan terpilih dalam hitungan detik.

Satu Klik untuk Pilih Semua

        Membuka File Excel secara massal
Ketika ingin membuka file secara bersamaan ada cara tersendirinya yaitu pilih file yang ingin dibuka kemudian tekan tombol Enter pada keyboard, semua file akan terbuka secara bersamaan.

      Pergeseran Antara berbeda File Excel
Menggunakan Ctrl + Tab otomatis akan beralih antara file yang berbeda secara bebas. Fungsi ini juga berlaku untuk file lain seperti tab Windows yang berbeda di Firefox ketika dibuka menggunakan Windows 7.

Pergeseran yang berbeda File Excel

      Membuat Menu Shortcut yang Baru
Umumnya ada tiga cara pintas dalam menu atas, yaitu Save, Undo Typing dan Repeat Typing. Namun, jika ingin lebih praktis bisa dengan cara seperti Copy dan Cut, cara mengaturnya sebagai berikut:
File-> Pilihan-> Quick Access Toolbar, menambahkan Cut dan Copy dari kolom kiri ke kanan, simpan. Lalu akan muncul dua cara pintas atas.tambah di menu

Buat Shortcut Menu Baru

     Menambahkan Line Diagonal untuk Cell
Cara membuatnya yaitu Home-> Font-> Borders dapat mengubah batas yang berbeda untuk sel, dan bahkan menambahkan warna yang berbeda. Namun, jika mengklik Borders lebih akan ada lebih banyak pilihan seperti garis diagonal.

Tambahkan Garis Diagonal untuk Cell

      Menambahkan Lebih dari Satu New Row atau Kolom
Cara tercepat untuk drag dan pilih X baris atau kolom (X adalah dua atau lebih) jika ingin menambahkan baris X atau kolom di atas atau kiri. Klik kanan baris atau kolom yang disorot dan pilih Insert dari menu drop down. Baris baru akan disisipkan di atas baris atau ke kiri kolom pertama yang dipilih.

Tambahkan Lebih dari Satu New Row / Kolom

     Cara Cepat Menghapus Tabel Kosong
Pilih kolom yang ingin difilter, pergi ke Data-> Filter, setelah ke bawah tombol menunjukkan, membatalkan Pilih Semua dan kemudian ambil opsi terakhir, Kosong. Semua tabel-tabel kosong akan segera ditampilkan. Kembali ke Home dan klik Hapus langsung, mereka semua akan dihapus.

Cara cepat Delete Sel Kosong

     Menghasilkan Nilai Unik di Kolom
Klik untuk memilih kolom dan pergi ke Data-> Lanjutan. Jendela pop-up akan muncul. Seperti yang ditunjukkan screenshot, lalu klik Salin ke lokasi lain, yang harus sesuai dengan area persegi merah kedua. Kemudian tentukan lokasi target dengan mengetikkan nilai atau mengklik tombol daerah-memilih. Dalam contoh ini, usia yang unik dapat dihasilkan dari Kolom C dan acara di Kolom E. Jangan lupa untuk memilih catatan unik saja, kemudian klik OK. Nilai unik yang menunjukkan dalam kolom E dapat menjadi kontras data asli di C.

Menghasilkan Nilai Unik di Kolom

    Pembatasan Masukan dengan Validasi Data Fungsi
Untuk mempertahankan validitas data, kadang-kadang perlu membatasi nilai masukan dan menawarkan beberapa tips untuk langkah-langkah lebih lanjut. Misalnya, usia di sheet ini harus bilangan bulat dan semua orang yang berpartisipasi dalam survei ini harus berusia antara 18 dan 60 tahun. Untuk memastikan bahwa data di luar rentang usia ini tidak dimasukkan, pergi ke Data-> data Validation-> Setting, masukan kondisi dan beralih ke Masukan Pesan untuk memberikan petunjuk seperti, "Silakan masukan usia Anda dengan seluruh nomor, yang harus berkisar dari 18 ke 60. "Pengguna akan mendapatkan prompt ini ketika menggantung pointer di daerah ini dan mendapatkan pesan peringatan jika informasi diinput adalah wajar tanpa pengecualian.

Masukan Pembatasan dengan Validasi Data Fungsi

     Cara cepat Navigasi dengan Ctrl + Panah Tombol
Ketika mengklik Ctrl + tombol apapun panah pada keyboard, kursor bisa melompat ke tepi lembar dalam arah yang berbeda. Jika ingin melompat ke baris bawah dari data, hanya mencoba untuk klik Ctrl + tombol panah bawah.

Navigasi cepat dengan Ctrl + Panah Tombol

      Transpose Data dari Row ke Kolom
Anda akan menggunakan fitur ini jika Anda ingin merefleksikan data yang untuk mendapatkan tampilan yang lebih baik; Namun, mengetik ulang semua data akan menjadi hal terakhir yang Anda perlu lakukan jika Anda tahu bagaimana menggunakan fungsi Transpose di Tempel. Berikut caranya: menyalin area yang ingin untuk merefleksikan, memindahkan pointer ke lokasi kosong lain. Pergi ke Home-> Paste-> transpose, perlu diketahui bahwa fungsi ini tidak akan mengaktifkan sampai Anda menyalin data pertama.

Transpose Data dari Row ke Kolom

      Menyembunyikan data
Caranya adalah dengan fungsi Format Cells. Pilih daerah dan pergi ke Home-> Font-> Open Format Cells-> Nomor Tab-> Custom-> Ketik ;;; -> Klik OK, maka semua nilai-nilai di daerah akan terlihat, dan hanya dapat ditemukan di daerah pratinjau di sebelah tombol Function.

Contoh menyembunyikan data umur

     Mengubah Text Huruf Kapital
Ada beberapa cara sederhana dan mudah untuk digunakan dalam formulasi yang ditunjukan, seperti UPPER, LOWER dan PROPER, yang dapat mengubah teks untuk tujuan yang berbeda. UPPER akan memanfaatkan semua karakter, LOWER dapat mengubah teks ke semua huruf kecil dan PROPER akan memanfaatkan karakter pertama dari sebuah kata.

mengubah text huruf kapital

      Nilai Masukan Dimulai dengan 0
Ketika nilai input dimulai dengan nol, Excel akan menghapus nol secara default. Daripada ulang Format Cells, masalah ini dapat dengan mudah dipecahkan dengan menambahkan tanda kutip tunggal menjelang nol pertama, seperti yang ditunjukkan.

Nilai masukan Mulai dengan 0

Mempercepat Memasukkan Syarat Complicated dengan AutoCorrect

Jika Anda perlu mengulang nilai yang sama, cara terbaik adalah dengan menggunakan fungsi AutoCorrect, yang akan menggantikan teks dengan teks yang benar. Misalnya, Liza Brown, yang dapat diganti dengan LZ. Oleh karena itu, setiap kali memasukan LZ, dapat AutoCorrect untuk menjadi Liza Brown. Caranya pergi ke File-> Pilihan-> Proofing-> AutoCorrect Options dan masukan Ganti teks dengan teks yang benar di daerah persegi panjang merah, seperti di bawah ini.

    Menggunakan fungsi sumif dan sumifs

Perhatikan pada tabel Total Penjualan Mother Board, di sini kita akan memberikan nilai jumlah dari total penjualan mother board pada bulan Maret dan bulan April berdasarkan tabel penjualan barang. Pada kasus ini kita harus menggunakan tiga kriteria yaitu kriteria nama barang, kriteria batas atas tanggal pada bulan Maret atau April dan kriteria ketiga adalah batas akhir dari tanggal pada bulan Maret atau April (yang kita ambil berdasarkan tanggal faktur).

Untuk menyelesaikan kasus di atas, ketiklah pada cell F16

=SUMIFS(F3:F12,C3:C12,“Mother Board”,B3:B12,“>=1-Mar-2015”,B3:B12,“<=30-Mar-2015”)

Keterangan Penggunaan Fungsi SUMIFS :

F3:F12 : merupakan sum_range dari tabel penjualan

C3:C12 : Merupakan range_criteria pertama dari Nama Barang

“Mother Board” : Kriteria pertama dari nama barang

B3:B12 : Merupakan range_criteria kedua dari tanggal pertama pada bulan Maret.

“>=1-Mar-2015” : Kriteria kedua dari tanggal yaitu 1 Mar 2015 yang merupakan awal dari tanggal di bulan Maret.

B3:B12, : Merupakan range_criteria kedua dari tanggal akhir pada bulan Maret

“<=30-Mar-2015” : Kriteria kedua dari tanggal yaitu 30 Mar 2015 yang merupakan akhir dari tanggal di bulan Maret

Semoga Tutorial Microsoft Excel di atas membantu anda dalam menyelesaikan pengolahan data Microsoft Excel dengan cepat.

  Cara Menggunakan Rumus Average Dalm MS Excel

Menurut beberapa sumber Average adalah Mengembalikan rata-rata (rata-rata aritmatika) dari argumen. Misalnya, jika rentang B5:B35 berisi angka, rumus =AVERAGE(D6:G6) akan mengembalikan rata-rata angka itu.

Penulisan Rumus Average dalam Microsoft Excel mempunyai sintaks, sintaks nya sebagia berikut 

=AVERAGE (number1,number2,number...dst)  ,

Sebgai Contoh  =AVERAGE(D6:G6)) dalam contoh ini kita mengambil rata-rata dari cel D6 sampai dengan cel G6

Langkah-langkah Untuk memasukan rumus AVERAGE adalah sebagai berikut.

·         Klikkan mouse pada Cel H6.

·         Ketikkan “=AVERAGE(“.

·         Gunakan mouse dan bloklah Cel D6 sampai G6.

·         Ketikkan “)”.

·         Tekanlah Enter.

Perhatikan Cel H6. Setelah langkah-langkah di atas dilakukan, nilai rata-rata kelas dapat dibaca pada sel tersebut. Sementara itu, pada baris masukan akan tampak rumus yang digunakan, yaitu “=AVERAGE(D6:G6)”.

Untuk Lebih lengkapnya silahakan sobat lihat gambar di bawah ini.

      Cara Menggunakan Fungsi COUNT di Excel

Fungsi COUNT digunakan untuk mencari jumlah data numerik (angka) dalam daftar argumen atau sebuah range. Data berupa tanggal (date and time) juga dihitung sebagai data numerik karena yang diambil adalah valuenya.

Penulisan Syntax rumus COUNT di Excel adalah: =COUNT(Value1; [Value2]; ...) Penjelasan: Value1 : Merupakan nilai yang diperlukan pada item pertama, referensi sel atau range yang ingin di hitung nilainya. Value2 : Merupakan nilai opsional yang bisa di tambahkan hingga 255 item, referensi sel atau range yang ingin di hitung nilainya. Contoh penggunaan fungsi COUNT di Excel:

Pada gambar di atas, dengan menggunakan rumus =COUNT(B3:B10) hasilnya adalah 5 karena hanya ada 5 sel yang berisi data numerik (sel B3, B4, B7, B8 dan B9)

   Cara Menggunakan Fungsi COUNTA di Excel
Fungsi rumus COUNTA digunakan untuk mencari jumlah seluruh data numerik, teks, dan lain-lain dalam dan daftar argumen atau sebuah range. Penulisan Syntax rumus COUNTA di Excel adalah: =COUNTA(Value1; [Value2]; ...) Penjelasan: Value1 : Merupakan nilai yang diperlukan pada item pertama, referensi sel atau range yang ingin di hitung nilainya. Value2 : Merupakan nilai opsional yang bisa di tambahkan hingga 255 item, referensi sel atau range yang ingin di hitung nilainya. Contoh penggunaan fungsi COUNTA di Excel:

Pada gambar di atas, dengan menggunakan rumus =COUNTA(B3:B10) hasilnya adalah 6 karena hanya ada 6 sel yang berisi data (sel B3, B4, B5, B7, B8 dan B9).

     Cara Menggunakan Fungsi COUNTBLANK di Excel

Fungsi COUNTBLANK digunakan untuk menentukan banyaknya sel kosong yang terdapat dalam range yang telah ditentukan. Penulisan Syntax rumus COUNTBLANK di Excel adalah: =COUNTBLANK(range)  Penjelasan: range : merupakan range data yang akan dihitung jumlah sel kosongnya. Contoh penggunaan fungsi COUNTBLANK di Excel: 

 Pada gambar di atas, dengan menggunakan rumus =COUNTBLANK(B3:B10) hasilnya adalah 2 karena hanya ada 2 sel yang kosong (sel B6 dan B10).

Sumber: http://www.rumusexcel.com/2015/11/cara-menggunakan-fungsi-count-counta-countblank-di-excel.html

  Gunakan fungsi max untuk mencari nilai tertinggi

Bentuk penulisannya

=MAX(number1, number2,..) Atau =MAX(selawal:selakhir)

Keterangan: Number dapat berupa angka/bilangan, sel/range yang berisi angka atau nilai logika. Keterangan ini berlaku untuk fungsi MIN.

   Gunakan fungsi min untuk mencari nilai terendah

Fungsi MIN digunakan untuk menampilkan nilai atau angka minimum (terkecil) yang terdapat dalam suatu sel/range data. Bentuk penulisannya

=MIN(number1, number2,…) ATAU =MIN(selawal:selakhir)